REALISATION D’UN SYSTEME D’INFORMATION POUR LE MANAGEMENT D’UN ETABLISSEMENT D’ENSEIGNEMENT SECONDAIRE/Chapitre 2 : Système d’information pour le management de l’éducation/SIME
La gestion centralisée de l’éducation n’est plus à l’ère du 21ème siècle un fait d’actualité. Ceci pour des raisons de croissance rapide de la population, de demande en éducation... Le recrutement, la formation, les affectations et la gestion des enseignants ; la demande en infrastructures, fournitures, administrateurs, finance, la gestion des élèves etc. sont des problèmes dont les résolutions ne peuvent plus seulement être trouvées auprès de l’administration centrale. Le contrôle de la qualité de l’éducation devient donc un problème non plus central de manière générale mais hiérarchisé du niveau le plus inférieur qu’est la base du système éducatif (l’établissement), au niveau le plus haut qu’est le ministère :siège du SIME (Wako, 2003).
La formulation des plans d’éducation pour améliorer la qualité de l’éducation doit se faire en prenant appui sur des informations fiables et pertinentes issues de la base du SIME.
2.2.1 Pourquoi un SIME ?
Il n’existe pas de définition universelle pour l’acronyme SIME. Cet acronyme se définit de façon différente en fonction des personnes et des pays. De même le but assigné au
SIME varie d’un pays à un autre. Pour certains, un SIME permet d’accroître la qualité des données et des informations. Pour d’autres, il s’agit d’une informatisation du système d’information statistique. Une autre catégorie pense qu’il s’agit d’un système d’information pour des besoins administratif tout comme les systèmes de management de personnels, les systèmes de management financier, Etc. Il est même réduit à l’ordinateur par certains (Tom Cassidy, 2005).
L’absence de définition standard est une cause du développement anarchique et incompréhensif des systèmes d’informations qui ne répondent pas aux besoins et attentes de l’éducation. Les systèmes développés dans les pays ne sont pas la résultante d’un processus bien élaboré, mais la résultante d’une combinaison désordonnée d’applications manuelles et informatisées (Fernandez, 2005).
Le développement d’un SIME compréhensif dépend largement du succès de l’intégration des différents types de données issues de différentes sources internes et externes, et des différents niveaux du système éducatif. Elle dépendra également de la cohésion entre les sous systèmes d’informations qui composent le SIME.
2.2.2 Définition de SIME
De nombreux auteurs ont tenté de donner une définition au SIME. Sans être toutes formulées avec les mêmes mots, elles ont pour la plupart le même sens. Nous répertorions ici quelques unes d’elles. Un SIME est un système:
Ø de collecte, de stockage, d’extraction, de traitement, de diffusion de données conçues spécialement pour les décideurs, les directeurs afin de planifier et gérer le system éducatif de façon efficiente, effective et viable (AEPM ,2007).
Ø de collecte, d’intégration, de traitement, d’entretien et de diffusion des données et de l’information pour supporter la prise de décision, la formulation et l’analyse des politiques, la planification, le suivi et le management à tous les niveaux du système éducatif (Tom Cassidy, 2006).
Ø de personnes, de technologies, de modèles, de processus, de procédures, de règles, de réglementations, qui fonctionnent ensemble pour fournir aux leaders des établissements, décideurs et managers un ensemble de données et informations fiables, opportunes, pertinentes, non ambigües, compréhensibles, leur permettant d’assumer leur responsabilité à tous les niveaux du système éducatif (Tom Cassidy, 2006).
Un arrêt sur ces définitions permet de constater que le SIME est équivalent au SI. Le « tout ordonné » est constitué des acteurs internes et externes(les élèves, les enseignants, les chefs d’établissements, les responsables départementaux, régionaux et nationaux de l’éducation, les parents d’élèves, les ONG…), les technologies (ordinateurs, SGBD…), les données et informations (la qualité d’enseignant de la salle de classe, le nombre d’élèves filles de l’établissement, les performances de l’établissement dans mon département, le taux de réussite du département dans ma région, le niveau d’avancement vers les objectifs de l’EPT au niveau national…), les processus et procédures (la gestion des élèves, la gestion des enseignants, l’allocation des ressources matérielles, humaines, financières, le suivi évaluation des objectifs …). La symbiose entre ce « tout ordonné » constitue le management pour l’obtention des résultats efficaces à travers des règles de fonctionnement bien élaborées.
Une attention particulière sur certains termes de ces définitions permet d’y voir plus clair. Nous avons donc :
Ø données pertinentes : données ou informations permettant aux responsables et à tous les niveaux du SE d’assumer correctement leurs responsabilités ;
Ø données fiables : ce sont les données qui sont considérées comme exactes et justes ;
Ø données non ambiguës : sont considérées comme des données qui ne présentent pas de difficultés dans leurs significations et de doutes dans leurs interprétations ;
Ø données opportunes : il s’agit des données qui sont disponibles avant ou pendant que l’on a besoin d’elles ;
Ø SIME compréhensif : un SIME sera dit compréhensif lorsqu’il pourra fournir un accès à des données en quantités et en qualités. Ce SIME doit fournir des données concernant tous les aspects du SE ; il s’agira par exemple des données sur les élèves, les enseignants, les finances etc.
Ø intégration : ceci fait référence à la compatibilité qu’il doit y avoir entre les données de différentes sources. En d’autres termes il faut pouvoir établir le lien entre une source de données et d’autres sources de données.
Ø tous les niveaux : fait référence à un système qui tient compte des besoins de toutes natures pour servir à la fois les ministères, les régions, les départements et les établissements.
2.2.3 But du SIME
Un SIME n’est pas un système de gestion de personnel, ou des finances, ni moins un système de gestion administratif. Il s’agit d’un système de données et d’informations qui intègre plusieurs types de données de diverses sources, de multiples niveaux dans le but d’aider les gestionnaires, décideurs, les planificateurs dans la prise de décisions au travers des analyses portées sur celles-ci en utilisant des outils appropriés.
En résumé, le SIME a pour but de renforcer les capacités de gestion, de planification et de diffusion de l’information à tous les niveaux du système éducatif pour tous les centres de réflexion et de décision. Pour ce faire, il doit (UNESCO, 2003):
Ø améliorer les capacités de collecte, de traitement, de stockage, d’analyse et de diffusion des données afin que les décideurs, administrateurs et gestionnaires puissent se baser sur des données fiables et actualisées ;
Ø centraliser et coordonner les efforts dispersés dans l’acquisition, le traitement, l’analyse et la diffusion des informations sur la gestion de l’éducation ;
Ø rationaliser la nature et le flux d’informations nécessaires aux prises de décision en réduisant et en éliminant les duplications, et en comblant les lacunes dans l’information ;
Ø relier et rassembler les différents systèmes d’information existants ;
Ø intégrer et synthétiser dans un seul système les données quantitatives et qualitatives;
Ø améliorer la collecte, l’utilisation et la diffusion des informations de gestion de l’éducation pour répondre à l’évolution constante des besoins en informations.
2.2.4 Information dans le SIME
La donnée et l’information sont la substance première du fonctionnement du SIME. Le processus de manipulation (collecte, stockage…diffusion) nécessite d’avoir un suivi attentionné pour que les résultats attendus ne soient pas fauchés pour des raisons diverses (lenteurs dans la collecte, mauvais traitement, moyens de diffusion obsolètes…). Pour palier à ces nombreux désagréments, tous les responsables de l’éducation doivent avoir :
Ø la même vision sur les informations dont ils ont besoin à tous les niveaux du système ;
Ø une même idée sur la façon dont devront circuler les informations et par conséquent y joindre des personnes ayant une formation de base ;
Ø des technologies appropriées aux fonctionnements du système ;
Ø les mêmes pratiques par niveau (présentation des informations, calendrier de traitement etc.) ;
L’information, dans le SIME pour permettre une gestion efficace du système, doit suivre un ensemble d’étapes définit par :
| Etapes impliquées dans le traitement de l’information | ||
| 1 | Identification des besoins en information | · Comment les objectifs du système éducatif peuvent t’il être atteints ? · Etablir les indicateurs de mesure de l’EPT · Quelles sont les difficultés du SE ? |
| 2 | Inventaire des sources de données | · Quelles sont les institutions qui gèrent les données ? · Comment les données sont elles gérées ? |
| 3 | Collecte des données | · Quels sont les techniques utilisées pour collecter les données · Recensement scolaire : la collecte se fait par des questionnaires qui permettent de recenser les données sur les élèves, les enseignants, les classes… · Enquête statistique : pour l’obtention des résultats extra scolaires · Sondage : pour mesurer les connaissances acquises par les élèves ou s’enquérir des attentes des enseignants et des parents · Documents administratifs et de gestion : contenant les informations sur les finances et le fonctionnement de l’administration · Données externes : elles concernent les données externes au SE |
| 4 | Construction de la base de données (BD) | · Quelle structure aura la BD ? en fonction de la complexité du système la BD peut être simple ou relationnelle · Comment seront identifiées les unités administratives (il est important d’utiliser des codes de mêmes catégories pour représenter les éléments) · Qui entrera les données |
| 5 | Analyse des données | · Comment seront présentées les données (tables statistiques, figures, cartes, textes analytiques …) |
| 6 | Publication et diffusion | · Comment seront distribuées les informations (publication écrites, mémorandum, internet, CD-ROM …) |
Tableau 7: traitement de l'information (Da Graça et Al, 2005)
2.2.5 Cycle de vie de l’information dans le SIME
De la collecte des données au feedback, la manipulation des données est constituée de plusieurs étapes. Les sept étapes suivantes constituent le cycle de vie de l’information (Wako, 2003).
Ø La collecte des données : La majeure partie des données du système d’information est collectée par des questionnaires conçus par l’administration centrale du SIME. Les données collectées doivent satisfaire aux besoins des gestionnaires et des planificateurs. La base de la collecte des données est l’établissement ; les méthodes et moyens utilisés à ce niveau doivent être de qualité. Le processus de collecte des données à cette échelle à une influence sur les autres étapes du cycle.
Ø Le traitement des données : Après la collecte des données, il est nécessaire de les organiser en fonction des besoins afin qu’elles soient utilisées de manière efficace. Le traitement des données est une étape très importante dans le cycle de vie de l’information
Ø L’analyse des données : Le traitement a permis de classer les données en fonction des besoins. Une étude approfondie et pointue des données permettra de tirer des informations qui aideront à la prise de décision, à la planification et à la gestion. Cette analyse doit se faire avec en idée le niveau du système dans lequel on se trouve et les différents acteurs qui y sont représentés.
Ø Le reportage : Le report des informations doit se faire en fonction des destinataires. L’importance des détails doit être fonction également des utilisateurs des données et des informations. Au niveau de l’établissement les rapports doivent être suffisamment détaillés, tandis qu’au niveau national par exemple les rapports ne doivent contenir que les informations globales.
Ø La publication : Si les informations ne sont pas publiées, le travail précédent est sans effet. La publication des informations permet aux utilisateurs d’en faire usage pour des raisons diverses dans l’éducation. Des voies et moyens appropriés doivent être utilisés pour atteindre les différents utilisateurs.
Ø La diffusion : Elle se fait de façon large pour les acteurs internes et externes du système éducatif. Elle permettra à la population d’avoir connaissance sur l’évolution du système éducatif. Les média sont utilisés à cette fin.
Ø Le feedback : Très important, le feedback permet d’évaluer ce qui à déjà été fait, quels sont les résultats obtenus, qu’elles sont les problèmes qui restent à résoudre. Des mécanismes d’évaluation du système doivent être élaborés à cette fin. Au niveau de l’établissement par exemple le chef d’établissement par comparaison des notes de deux séquences successives pourra vérifier si le niveau des élèves, de la classes à évolué ou non.
Le cycle de vie de l’information est illustré par le schéma suivant :
Figure 3 : Cycle de vie de l’information
2.2.6 Architecture d’un SIME
Comme il a été mentionné précédemment, un SIME est un ensemble constitué de plusieurs éléments qui interagissent entre eux pour supporter des besoins de prise de décisions, de planification et de gestion par le biais des opérations quotidiennes. L’architecture d’un SIME fait ressortir tous ces éléments et les interactions qui existent entre eux. Les figures ci-dessous permettent d’illustrer l’architecture du SIME
| Figure 4: intégration des données dans SIME |
| Source : Tom Cassidy, 2006 |
Le SIME est multi niveaux, multi sources et multi années. Dans la base de données du SIME, les données stockées sont à la fois les données internes et externes à l’éducation. Pour l’élaboration des plans d’éducation les responsables disposent des données stockées sur plusieurs années, qui leur permettent de comparer les résultats obtenus pendant un certains nombre d’années.
Le SIME central est basé au ministère en charge de l’éducation. Son pilotage est assuré par une équipe diversifiée qui collecte les données externes et internes au système éducatif et les stockent dans la base de données du SIME. Les données sont stockées par années pour permettre des études comparées.
La figure 6 présente la vue d’ensemble d’un model du SIME central. Les sources de données sont les établissements d’enseignement maternel, primaire, secondaire et universitaire. La base de données centrale se situe au ministère de l’éducation nationale. De manière progressive, les données sont collectées au niveau de l’établissement, ensuite remontées vers le niveau supérieur. Le niveau supérieur de l’établissement est fonction de la structure administrative du pays. Au Cameroun, il s’agit en milieu urbain du département et ensuite de la région, tandis qu’en milieu rural, il s’agit de l’arrondissement et ensuite le département et par la suite la région et enfin le pays dans les deux cas.
| Figure 5: vue d'ensemble du SIME |
| Source : Tom Cassidy, 2006 |
| Aller et retour entre les éléments du système. |
Pour son fonctionnement, les organes du SIME demandent des informations au niveau des établissements et d’autres institutions extra scolaires dont les données pourront permettre la planification et la gestion de l’éducation. Une fois collectées et stockées dans la base de données, les données sont consultées par chaque organe du SIME pour ses besoins.